Op 27 september treedt het UBO-register in werking. Vanaf die datum moeten bijna alle ondernemingen hun uiteindelijk belanghebbenden registreren in dat register. Valt uw onderneming daar ook onder? En zo ja, wat betekent dat dan voor u en uw onderneming? Hieronder gaan we in op de belangrijkste vragen over het UBO-register.
Wat is een UBO?
De afkorting ‘UBO’ staat voor ‘ultimate beneficial owner’, oftewel uiteindelijk belanghebbende. Kort gezegd is een UBO iedere natuurlijke persoon die:
a. een economisch belang van meer dan 25% heeft bij een onderneming;
b. zeggenschap heeft over een onderneming.
Als er bij uw onderneming geen natuurlijke persoon is die als UBO kwalificeert, dan moet u het hogere leidinggevende personeel tot ‘pseudo-UBO’s’ aanwijzen. Hiermee worden bijvoorbeeld de (statutaire) bestuurders van de onderneming bedoeld.
In een later artikel zullen we ingaan op de UBO’s van verschillende rechtsvormen van ondernemingen (verenigingen, stichtingen, B.V. ’s etc.).
Wat is het UBO-register?
Het UBO-register komt voort uit Europese regelgeving die erop gericht is om fraude, corruptie, terrorisme-financiering en witwassen te bestrijden. Door dit register wordt openbaar wie er ‘achter’ een onderneming zit oftewel wie belang heeft bij of zeggenschap over die onderneming. Het UBO-register wordt beheerd door de Kamer van Koophandel, net als het handelsregister.
U wilt een nieuwe onderneming starten: moet u zich registreren in het UBO-register?
Als u op of na 27 september een nieuwe onderneming start, en deze inschrijft bij het handelsregister, dan moet u direct ook de UBO’s van die onderneming registreren. Zolang u de UBO’s niet heeft opgegeven zal de nieuwe onderneming geen KvK-nummer toegekend krijgen. Dit geldt niet voor eenmanszaken, verenigingen van eigenaren en beursgenoteerde vennootschappen: deze rechtsvormen hoeven geen UBO te registreren.
Als de UBO van uw onderneming wijzigt, moet u dit aanpassen in het UBO-register. Het register moet namelijk up-to-date zijn.
U heeft een bestaande onderneming: moet u zich registreren in het UBO-register?
Alle bestaande ondernemingen hebben na 27 september 1,5 jaar de tijd om hun UBO’s te registreren. Zij moeten dit dus vóór 28 maart 2022 doen. Als u dat niet vóór die datum doet, riskeert u een boete. De Kamer van Koophandel zal alle ondernemingen die zijn ingeschreven bij het handelsregister aanschrijven om hen te wijzen op deze plicht. Dit geldt niet voor eenmanszaken, verenigingen van eigenaren en beursgenoteerde vennootschappen: deze rechtsvormen hoeven geen UBO te registreren.
Als de UBO van uw onderneming wijzigt, moet u dit aanpassen in het UBO-register. Het register moet namelijk up-to-date zijn.
Welke gegevens worden geregistreerd?
Van iedere UBO worden de volgende gegevens geregistreerd:
- voor- en achternaam;
- woonadres;
- geboortedatum, geboorteplaats, geboorteland;
- nationaliteit;
- woonland;
- aard en omvang belang (de omvang wordt in categorieën verdeeld, namelijk 25%-50%, 50%-75% en 75%-100%);
- BSN-nummer;
- kopie identiteitsbewijs;
- kopieën van documenten die de aard en omvang van het belang bewijzen.
Welke gegevens zijn openbaar en welke zijn niet openbaar?
Iedereen kan het register tegen betaling raadplegen, maar niet alle gegevens zijn voor iedereen zichtbaar.
De volgende gegevens van een UBO zijn openbaar en dus zichtbaar voor iedereen:
- voor- en achternaam;
- geboortemaand en geboortejaar;
- nationaliteit;
- woonland;
- aard en omvang belang.
De volgende gegevens zijn niet openbaar en dus alleen zichtbaar voor bepaalde instanties:
- woonadres;
- geboortedag, geboorteplaats, geboorteland;
- BSN-nummer;
- kopie identiteitsbewijs;
- kopieën van documenten die de aard en omvang van het belang bewijzen.
Wat is de terugmeldplicht?
Bepaalde dienstverleners, zoals banken en notariskantoren, moeten volgens de wet onderzoek doen naar hun cliënten. Als een onderneming de cliënt is, valt daaronder ook een onderzoek naar de UBO’s van die onderneming.
Als de geregistreerde gegevens in het UBO-register afwijken van de gegevens die bij ons bekend zijn, dan zijn wij wettelijk verplicht dit verschil te melden bij de Kamer van Koophandel. Dit noemen we de terugmeldplicht.
Heeft u nog vragen?
Wilt u nog meer weten over het UBO-register? Neem dan contact met Kristel Jansen, via telefoonnummer 0318 – 685 685.
