Algemene voorwaarden

Op onze dienstverlening zijn de volgende algemene voorwaarden van toepassing.

Indien u deze als PDF wilt downloaden, klikt u hier.

Artikel 1: Organisatie

1. Van Putten Van Apeldoorn notarissen (“VPVA”) is de handelsnaam van VPVA notarissen B.V., gevestigd te Ede (HR nr. 09103087) met als aandeelhouders besloten vennootschappen (“beheervennootschappen”). VPVA oefent de praktijk van notaris, juridisch adviseur en mediator uit.
2. VPVA kan tevens handelen onder de handelsnaam notaris.com en VPVA notarissen.
3. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle vormen van dienstverlening door VPVA en de aan deze vennootschap verbonden notarissen.
4. De persoon die direct of indirect aandeelhouder van VPVA is en die professionele werkzaamheden verricht ten behoeve van VPVA zal door of vanwege VPVA kunnen worden aangeduid als “partner” of “vennoot”, zulks in overeenstemming met het algemeen gebruik in de professionele praktijk. De als zodanig aangeduide persoon handelt in de uitoefening van zijn professionele werkzaamheden uitsluitend voor rekening en risico van VPVA.

Artikel 2: Opdrachten

1. Alle opdrachten worden geacht uitsluitend te zijn gegeven aan en aanvaard door VPVA, ook indien het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling van de cliënt is dat een opdracht door een bepaalde persoon zal worden uitgevoerd.
2. De werking van artikel 7:404 Burgerlijk Wetboek dat voor het laatstgenoemde geval een regeling geeft, de werking van artikel 7:407 lid 2 BW, dat een hoofdelijke aansprakelijkheid vestigt in het geval waarin twee of meer personen een opdracht hebben ontvangen, en 7:409 BW wordt volledig uitgesloten.
3. Het niet weersproken in ontvangst nemen van een door VPVA op verzoek van de cliënt opgemaakte (concept)akte, advies of ander geschrift betekent een erkenning van een opdracht door de cliënt en de aanvaarding van het van toepassing zijn van de onderhavige algemene voorwaarden.
4. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, worden bestuurders, aandeelhouders, (beoogde) oprichters en vennoten van een rechtspersoon of personenvennootschap, alsmede de natuurlijke persoon die beleidsbepaler is van een dergelijke rechtspersoon of personenvennootschap geacht mede cliënt te zijn naast de betreffende rechtspersoon of personenvennootschap.
5. Het staat VPVA vrij verleende opdrachten onder zijn verantwoordelijkheid door hem aan te wijzen personen verbonden aan VPVA te laten uitvoeren, in voorkomend geval met inschakeling van derden. VPVA zal bij de uitvoering van de hem verleende opdrachten en bij de selectie van de door hem in te schakelen andere personen de zorg van een goed opdrachtnemer in acht nemen. VPVA is gerechtigd eventuele aansprakelijkheidsbeperkingen van door zijn ingeschakelde derden mede namens zijn cliënt(en) te aanvaarden.
6. Een aanvaarde opdracht leidt tot een inspanningsverplichting en niet tot een resultaatsverbintenis ten opzichte van de cliënt.
7. VPVA behoudt zich het recht voor de behandeling van de opdracht te staken of op te schorten, indien de cliënt zijn verplichtingen, financieel of anderszins, niet nakomt of indient VPVA van mening is dat de noodzakelijke vertrouwensband met de cliënt is komen te ontbreken.

Artikel 3: Aansprakelijkheid

1. Door VPVA is de beroepsaansprakelijkheid tenminste overeenkomstig de voorschriften van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie verzekerd.
2. Indien in de werkzaamheden, die worden verricht ter uitvoering van de aan VPVA gegeven opdracht, één of meer fouten zijn gemaakt, is de met betrekking tot die werkzaamheden aan de cliënt(s) en derden te betalen totale schadevergoeding beperkt tot het bedrag waarvoor de aansprakelijkheidsverzekering in voorkomend geval aanspraak op uitkering geeft, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico dat volgens de verzekeringsvoorwaarden niet ten laste van de verzekeraar(s) is. Indien VPVA geen aanspraak op uitkering heeft zal de aansprakelijkheid beperkt zijn tot maximaal het notarieel honorarium dat voor de betreffende dienstverlening in rekening is gebracht.
3. De in lid 2 omschreven aansprakelijkheidsbeperking geldt tevens voor het geval VPVA aansprakelijk is voor fouten van ingeschakelde derden of voor het niet deugdelijk functioneren van bij de uitvoering van de opdracht gebruikte apparatuur, software gegevensbestanden, registers of andere zaken, geen uitgezonderd. De aansprakelijkheidsbeperking als hiervoor omschreven geldt ook voor het geval dat ten onrechte een opdracht is geweigerd en hieruit schade is voortgevloeid.
4. Indien bij of door de uitvoering van een opdracht of op andere wijze schade aan personen of zaken wordt toegebracht, waarvoor VPVA-aansprakelijkheid draagt, zal die aansprakelijkheid beperkt zijn tot het bedrag of de bedragen, waarop de door VPVA gesloten algemene aansprakelijkheidsverzekering aanspraak geeft, vermeerderd met het eigen risico van VPVA ter zake.
5. De aansprakelijkheidsbeperkingen zijn mede gemaakt ten behoeve van de (toegevoegd) notaris(sen) en waarnemer van de notaris en allen die bij VPVA werkzaam zijn of zijn geweest, zodat dezen zich evenzeer op deze aansprakelijkheidsbeperking kunnen beroepen.
6. De aansprakelijkheidsbeperkingen gelden ook indien VPVA en/of de notaris er ten onrechte zijn diensten heeft geweigerd en hieruit schade is voortgevloeid.
7. VPVA en/of de notaris zullen nimmer aansprakelijk zijn voor schade die een cliënt heeft geleden, lijdt of zal lijden door of in verband met het feit dat de cliënt of de notaris de identificatieprocedure als bedoeld in de Wwft nog niet heeft kunnen afronden, tenzij sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de notaris.

Artikel 4: Aansprakelijkheid cliënt

1. In geval een opdracht wordt verstrekt door meerdere personen, is ieder van hen hoofdelijk aansprakelijk voor de kosten (honorarium en eventuele verschotten) die uit hoofde van die opdracht aan VPVA verschuldigd zijn.
2. Indien voor werkzaamheden offertes zijn afgegeven en door cliënt zijn geaccepteerd, dan is dit tarief door de cliënt verschuldigd.
3. In afwijking van hetgeen hiervoor is bepaald, zullen extra werkzaamheden die niet bekend waren op het moment van het geven van de opdracht op basis van gemaakte uren (extra) gedeclareerd worden. Dit kan ook indien vertragingen ontstaan in aanlevering van stukken en gegevens door cliënt of derden. VPVA zal dit in voorkomende geval tijdig aan cliënt melden. Indien dit meerwerk naar het uitsluitend oordeel van VPVA veroorzaakt wordt door, dan wel zijn oorzaak vindt bij, één partij, is VPVA bevoegd ter zake van dit meerwerk aan die partij te declareren, onverminderd de aansprakelijkheid van zijn wederpartij jegens VPVA.
4. Ingeval van overlijden van de cliënt gaan zijn rechten en verplichtingen over op zijn rechtverkrijgenden onder algemene titel.
5. De notaris is gerechtigd om de afschriften van verleden akten niet eerder af te geven aan de betreffende partijen bij de akte, dan nadat de declaratie met betrekking tot de betreffende opdracht volledig is voldaan.

Artikel 5: Bewerking en bewaring stukken

1. Notariële akten worden te allen tijde op papier bewaard. De overige delen van het protocol worden in digitale vorm bijgehouden.
2. De notaris registreert en bewaart persoonsgegevens van de cliënt. VPVA behandelt deze persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
3. Op alle persoonsgegevens die VPVA van de cliënt ontvangt of zelf verzamelt bij de uitvoering van de opdracht, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. VPVA zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor hij deze heeft verkregen, tenzij deze in een zodanige vorm is gebracht dat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing:
   a. voor zover de cliënt uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen;
   b. indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht;
   c. indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken; of
   d. indien persoonsgegevens worden verstrekt aan derden in hun hoedanigheid als subverwerker.
4. VPVA kan (al dan niet op verzoek) informatie over haar producten of diensten (zoals nieuwsbrieven en uitnodigingen) sturen per post, e-mail, of anderszins, dan wel cliënten telefonisch benaderen. Indien dit niet wordt gewenst, kan hiertegen op ieder moment bezwaar worden gemaakt door een bericht gericht aan VPVA.
5. Cliënt heeft het recht VPVA te verzoeken inzage te verlenen in de – door VPVA verwerkte – persoonsgegevens van de cliënt en/of (voor zover van toepassing) deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen, tenzij het handhaven van deze persoonsgegevens van belang is voor het deugdelijk functioneren van het rechtsverkeer. Een verzoek om inzage en/of correctie dient de cliënt schriftelijk te richten aan VPVA.
6. Een cliënt met personeel, vennoten of bestuurders, dient (indien van toepassing) deze algemene voorwaarden bekend te maken aan de personen die bij haar betrokken zijn en van wie VPVA persoonsgegevens verwerkt.
7. De cliënt geeft VPVA het recht om berichten op digitale wijze met haar en derden te communiceren, zich ervan bewust zijnde dat de vertrouwelijkheid van de op deze wijze verzonden informatie niet volledig gewaarborgd kan worden.
8. De dossiers met alle daartoe behorende overige documenten worden digitaal gearchiveerd. Fysieke stukken die de notaris ter zake van de opdracht onder zich heeft gekregen worden digitaal door de notaris bewaard. Op verzoek en voor zover wettelijk toegestaan kunnen fysieke stukken die de notaris onder zich heeft gekregen terstond na de beëindiging van de betreffende opdracht worden teruggegeven aan degene die ze heeft verstrekt. Na digitale vastlegging en archivering worden de fysieke stukken vernietigd door een gecertificeerd archiefvernietigingsbedrijf waarbij waarborgen worden verleend in verband met de geheimhoudingsplicht.

Artikel 6: Beroepsregels/Wwft

1. Bij de uitvoering van de opdracht zijn de notarissen van VPVA gehouden aan de wettelijke verplichtingen en de Verordening Beroeps- en Gedragsregels vastgesteld door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie.
2. VPVA is op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) gehouden voor de aanvang van de werkzaamheden de identiteit van de Cliënt (en uiteindelijk belanghebbenden in de zin van de Wwft) vast te stellen en in haar administratie vast te leggen. VPVA is in voorkomend geval op grond van de Wwft verplicht ongebruikelijke transacties als bedoeld in de Wwft bij de autoriteit te melden. Deze melding wordt zonder medeweten van de bij de opdracht betrokken partijen gedaan.
3. VPVA zal nooit aansprakelijk zijn voor schade die een cliënt heeft geleden, lijdt of zal lijden ten gevolge van een ten onrechte gedane melding in het kader van de Wwft, tenzij sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van VPVA.

Artikel 7: Betaling/invorderingskosten

1. De cliënt is voor de uitvoering van de opdracht aan VPVA honorarium, omzetbelasting en waar van toepassing verschotten en afdrachten (zoals recherche- en inschrijvingskosten en afdrachten kwaliteitsfonds) verschuldigd.
2. Tenzij anders is afgesproken, hanteert VPVA uurtarieven. Deze tarieven variëren afhankelijk van de functie en het aantal jaren ervaring van de behandelaar. Het toepasselijk uurtarief wordt vastgelegd in de opdrachtbevestiging. De kosten die VPVA in rekening brengt zijn gelijk aan het uurtarief maal (x) het aantal (delen van) uren die VPVA aan de opdracht besteedt. VPVA kan de uurtarieven jaarlijks indexeren. VPVA kan een uurtarief ook gedurende de uitvoering van de opdracht tussentijds aanpassen als zich veranderingen voordoen in het belang of in de spoedeisendheid van de zaak of in de ervaringsjaren of specialismen van de behandelaar of (kandidaat)notaris. Als zich zo een substantiële verandering voordoet, bericht VPVA de cliënt tijdig.
3. VPVA factureert in beginsel na afloop van een opdracht. VPVA is echter bevoegd, indien de aan een opdracht verbonden werkzaamheden langer lopen dan één maand, tussentijds te declareren.
4. De cliënt aan wie, door middel van een factuur of op andere wijze, schriftelijk betaling van honorarium en/of verschotten is verzocht en van wie binnen de vervaltermijn geen betaling is ontvangen, is in verzuim en aansprakelijk voor de kosten die VPVA vanaf het moment van verstrijken van de vervaltermijn, zowel in als buiten rechte, ter inning van de vordering maakt. Indien VPVA aanmaningen moet versturen wordt € 15,- administratiekosten in rekening gebracht. Als een vordering ter incassering uit handen wordt gegeven zullen incassokosten in rekening worden gebracht conform de wettelijke regeling zoals opgenomen in artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek, met een minimum van € 40,-.
5. Indien binnen de vervaltermijn geen (volledige)betaling is ontvangen kan VPVA haar werkzaamheden opschorten nadat de cliënt daarvan in kennis is gesteld. VPVA is niet aansprakelijk voor schade dientengevolge ontstaan.
6. In geval door wetswijziging of welke andere oorzaak ook lopende de opdracht een wijziging in de kosten, verschotten, belastingen of andere leges plaats vindt, is VPVA bevoegd de gewijzigde bedragen in rekening te brengen en is de cliënt verplicht de gewijzigde bedragen aan VPVA te voldoen.
7. Het rentepercentage op de door VPVA aangehouden derdengeldenrekening kan zowel positief als negatief zijn. Bij een positief percentage ontvangt de cliënt rente gelijk aan de door VPVA gehouden rente op de derdengeldenrekening. Uitbetaling van positieve rente vindt alleen plaats als de gelden langer dan 5 dagen op onze derdengeldenrekening staan. In geval van een negatieve rente zal in dossiers waar het totaalbelang meer dan € 250.000,- is of wanneer gelden langer dan 5 dagen op de door VPVA aangehouden derdengelden staan, betaalt de cliënt een negatieve rente gelijk aan de door VPVA te betalen rente op deze derdengeldenrekening. Voor het gebruik van de derdengeldenrekening brengt VPVA aan iedere partij bij het dossier voor wie gelden worden gehouden kosten in rekening.
8. Het uitbetalen van gelden aan rechthebbenden geschiedt volgens de richtlijnen en beleidsregels van de KNB. Bij registergoed(eren) transacties wordt alleen geld uitgekeerd aan degene die als partij optreedt bij de akte en aanspraak kan maken op de uitbetaling op grond van de rechtshandeling die in de akte is neergelegd. Uitzonderingen op deze regel zijn slechts toegestaan ingeval de beleidsregels van de KNB toelaten.

Artikel 8: Uitsluiting overdracht en verpanding

De overdracht van een vordering als bedoeld in artikel 3:83 van het Burgerlijk Wetboek op VPVA is uitgesloten. De verpanding van een vordering op VPVA is eveneens uitgesloten.

Artikel 9: Bedingen algemene voorwaarden

Op deze algemene voorwaarden kunnen zich ook die natuurlijke en rechtspersonen beroepen die direct of indirect aan VPVA verbonden zijn en op enigerlei wijze bij de dienstverlening door of vanwege VPVA zijn betrokken.

Artikel 10: Klachtenregeling

VPVA hanteert een klachtenregeling. Deze klachtenregeling is op de websites van VPVA en notaris.com gepubliceerd. Op verzoek van de cliënt wordt een exemplaar kosteloos toegezonden. Voorts is op onze dienstverlening de klachten- en geschillenregeling notariaat van toepassing. Alle aanspraken van cliënten en derden vervallen, indien deze niet schriftelijk en gemotiveerd zijn ingediend bij VPVA binnen drie maanden nadat de cliënt respectievelijk de derde bekend was, of redelijkerwijze kon zijn, met de feiten waarop hij zijn aanspraak baseert.

Artikel 11: Rechtskeuze

Op de rechtsverhouding tussen VPVA en haar cliënten is Nederlands recht van toepassing. Uitsluitend de rechter te Arnhem is bevoegd van enig geschil tussen VPVA en cliënt/opdrachtgever kennis te nemen.

Artikel 12: notaris.com

Indien een opdracht wordt verleend aan VPVA handelend onder de naam notaris.com, zijn de aanvullende algemene voorwaarden van toepassing:

1. Het in behandeling nemen van een opdracht tegen de tarieven als vermeld op de website www.notaris.com is ter uitsluitende beoordeling van VPVA (handelend onder de naam notaris.com).
2. Elke declaratie en nota van afrekening in verband met VPVA (handelend onder de naam notaris.com) verleende opdracht dient voorafgaand aan het passeren van de akte(n) aan VPVA (handelend onder de naam notaris.com) te zijn voldaan, bij gebreke waarvan VPVA (handelend onder de naam notaris.com) haar werkzaamheden kan opschorten nadat partijen daarvan in kennis zijn gesteld. VPVA (handelend onder de naam notaris.com) is niet aansprakelijk voor eventuele schade dientengevolge ontstaan.
3. Indien geen tijdige betaling door VPVA (handelend onder de naam notaris.com) is ontvangen, is de cliënt in verzuim en aansprakelijk voor de kosten, die VPVA (handelend onder de naam notaris.com), zowel in als buiten rechte, ter inning van de vordering maakt. Tevens is door de cliënt over het te betalen bedrag vanaf het moment van ontstaan van de betalingsverplichting de wettelijke rente verschuldigd.

Artikel 13: Taal

1. Deze algemene voorwaarden zijn in het Nederlands en het Engels opgesteld. Bij afwijkingen tussen de Nederlandse en Engelse tekst, zal de tekst van de Nederlandse versie bindend zijn.
2. Op verzoek kunnen deze algemene voorwaarden in een andere taal aan de cliënt ter beschikking worden gesteld. De kosten van de vertaling zijn dan voor rekening van de cliënt.

Deze Algemene Voorwaarden zijn gedeponeerd bij de griffie van de Rechtbank Gelderland, locatie Arnhem.