Privacy verklaring

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens
Contactpersoon: mr. M.J. Toorenburg, lid dagelijks bestuur
VPVA notarissen
Horapark 4
6717 LZ Ede
e-mailadres: directie@vpvanotarissen.nl

Indien u onze Privacy Verklaring als PDF wilt downloaden, klik dan hier.

Onze dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

• het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
• voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte, voor het uitvoeren van een andere opdracht, het bevestigen van deelname aan informatieavonden/seminars of voor het toezenden van onze nieuwsbrief.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en juridische diensten
Ook als ons kantoor een advies uitbrengt, een overeenkomst opstelt, een legalisatie verzorgt of een mediation opdracht of overige dienst uitvoert,  zullen persoonlijke gegevens worden verwerkt. Welke gegevens dit zijn, hangt af van de overeengekomen dienst. Deze persoonsgegevens kunnen zijn: uw NAW-gegevens, uw geslacht, uw Burgerservicenummer (BSN) en overige gegevens die op uw identiteitsbewijs staan, uw geboortedatum en geboorteplaats, uw burgerlijke staat, de persoonsgegevens van uw gezins- of familieleden. Soms geldt ook hier een wettelijke verplichting om uw gegevens te controleren, zoals bij het legaliseren van uw handtekening. Wij zullen hiervoor – naast de hiervoor bedoelde recherches die een notaris uitvoert – in principe alleen die gegevens gebruiken die wij van uzelf of van een door u ingeschakelde adviseur of derde ontvangen. Een en ander met inachtneming van de verplichting die de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme aan ons oplegt. In dat geval zullen wij de op grond van deze wettelijke verplichting verkregen persoonlijke gegevens gebruiken ter vaststelling van uw identiteit en bewaren in het dossier. Indien wij een melding bij de Financial Intelligence Unit (FIU) hebben gedaan, kunnen wij u hiervan niet op de hoogte brengen.
Na sluiting van het dossier worden de gegevens gedigitaliseerd en voor altijd bewaard.

Overige diensten
Naast de hiervoor beschreven dienstverlening verzorgt ons kantoor ook seminars, nieuwsbrieven en andere activiteiten. Hiervoor worden ook persoonlijke gegevens verwerkt. Ten behoeve van deze activiteiten gebruiken wij uitsluitend uw gegevens als u deze aan ons heeft doen toekomen, bijvoorbeeld door middel van inschrijving voor een event of de nieuwsbrief via onze website. Heeft u zich ingeschreven voor een event, dan zullen uw gegevens niet worden gebruikt voor een ander doel (zoals bijvoorbeeld de nieuwsbrief). Uw gegevens ten behoeve van het toezenden van de nieuwsbrief worden bewaard totdat u aangeeft de nieuwsbrief niet langer te willen ontvangen.

De gegevens die u heeft verstrekt ten behoeve van het bijwonen van een seminar worden 12 maanden bewaard.

Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

• Openbare registers, waaronder het Kadaster, Handelsregister, Huwelijksgoederenregister, Basisregistraties Personen (BRP), etc.
• Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de betrokkenen bent
• Accountant of andere adviseur in verband met het uitvoeren van een opdracht waarvan u één van de partijen bent
• Schenker

Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Ons kantoor verstrekt, afhankelijk van welke akte wij voor u hebben opgesteld, persoonsgegevens aan de volgende ontvangers: het Kadaster, het Centraal Testamenten Register (CTR), het Centraal Levenstestamentregister (CLTR), de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel en andere registerhouders.

Slechts na uw toestemming worden documenten waarin uw gegevens staan vermeld verstrekt aan derden zoals uw makelaar, uw financieel adviseur of uw accountant.

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Daarnaast kan er een gerechtvaardigd belang aanwezig zijn, waarom uw gegevens langer worden bewaard. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Beveiliging van uw persoonsgegevens
Ons kantoor neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u van mening bent dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt, kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene 
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan. Wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Recht van bezwaar
Als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via directie@vpvanotarissen.nl. Per post kunt u uw klacht richten aan: Dagelijks Bestuur, VPVA notarissen, Horapark 4, 6717 LZ EDE. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website http://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/

04-10-2024